den überblick bewahren

es muss nicht immer das große projektmanagement sein. auch bei der flut alltäglicher aufgaben möchte man gerne den überblick bewahren und sein pensum möglichst effizient abarbeiten.

hierfür finde ich folgende methode sehr hilfreich: ich habe vor einiger zeit auf wrint davon gehört und seither gute erfahrungen damit gemacht. die methodik leitet sich ab von kanban, einem verfahren zur ablaufsteuerung von produktionsprozessen und läuft wie folgt ab:

  • jede aufgabe oder idee wird auf eine karte bzw. einen klebezettel geschrieben.
  • während des prozesses können weitere ideen oder details einfach auf den jeweiligen zettel notiert werden.
  • jeder phase des ablaufs wird ein bereich einer tafel (oder ein kästchen) zugeordnet, wo der entsprechende zettel landet.
  • alle offenen aufgaben und ideen werden an einer stelle gesammelt.
  • die bearbeitung einer aufgabe erfolgt dann besonders effizient, wenn gleichzeitig nicht zu viele andere aufgaben erledigt werden sollen. man möge sich auf wenige aufgaben konzentrieren. hierfür sieht der entsprechende bereich nur wenige stellen vor, auf denen aufgabenzettel landen. alles andere wird zunächst hinten angestellt.
  • meist ist es so, dass man nicht alleine tätig wird, sondern beiträge anderer einarbeiten muss oder prüfungen und freigaben durch mit-arbeiter benötigt. entsprechend wandern dann die zettel aus dem eigenen aufgabenbereich in den der anderen. somit werden sie nicht vergessen, man selbst kann aber weiter zur nächsten sache schreiten.
  • wenn eine angelegenheit erledigt ist, wird ihr zettel nicht sofort verworfen, sondern mit den zuvor abgeschlossenen aufgaben gesammelt. wenn sich mit der zeit mehr zettel bei den fertigen als bei den offenen aufgaben sammeln, wirkt dies äußerst motivierend!

die methode funktioniert übrigens auch super, wenn zwei oder mehr personen einen pool von aufgaben abarbeiten möchten oder müssen. dann verteilen sich die zettel einfach auf mehrere „in arbeit“- felder.

darüber hinaus gibt es selbstverständlich auch elektronische helferlein, so zum beispiel die anwendung trello (kürzlich bei nsfw erwähnt).

viel erfolg damit, bleibt sauber und aufgeräumt!

schaubild: post-it von diskdepot [cc-by-sa], rest selbstgebaut, font: hagemann.tff by exorbitant

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